Vor wenigen Tagen notierte ich in einem Projekt ein To-Do, als eine Kollegin sagte: „Schreib bitte, dass das in zwei Wochen nochmals kontrolliert werden muss.“ Mit einem Lächeln antwortete ich: „Nächste Woche lesen wir ‚in zwei Wochen kontrollieren‘ und sind nur verwirrt. Das ist keine gute Idee. Ich notiere lieber das genaue Datum – das ist eindeutig.“
Dieses kleine Beispiel zeigt, worauf es beim Schreiben guter Anforderungen ankommt: Sie müssen für alle Leser klar, präzise und unmissverständlich sein.
Das Ziel guter Anforderungsdokumentation ist nicht, Texte zu verfassen, die in einer Deutsch-Schularbeit die Bestnote erhalten würden. Es geht nicht um literarische Schönheit oder Eleganz, sondern um klare, direkte und eindeutige Formulierungen. Natürlich sollen Texte nicht langweilig oder voller Grammatik- und Rechtschreibfehler sein – doch der Fokus liegt auf Präzision, nicht auf Stil.
In diesem Beitrag, dem ersten Teil einer Trilogie, teile ich die erste von drei Best Practices des technischen Schreibens:
- Messbarkeit und Testbarkeit sicherstellen
- Konsistente Verwendung von Begriffen
- Aktive Sprache nutzen
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Messbarkeit und Testbarkeit: Warum „einfach“, „schnell“ und „alle“ problematisch sind
Als Business Analyst habe ich – wie ich oft scherzhaft sage – eine „allergische Reaktion“ auf bestimmte Wörter in Anforderungsdokumentationen. Dazu gehören „einfach“ und „schnell“. Ob etwas „einfach“ oder „schnell“ ist, ist subjektiv und ohne klare Kriterien nicht überprüfbar. Solche Begriffe lassen Raum für Missverständnisse und machen Anforderungen unvollständig. Stattdessen müssen messbare Kriterien definiert werden, die genau beschreiben, was gemeint ist.
Mein persönlicher Favorit unter den problematischen Wörtern ist jedoch: „alle“.
Das Wort „alle“ hat in einer Anforderungsdokumentation nichts zu suchen. Entweder kann man genau auflisten, was gemeint ist, oder die Anforderung ist unklar – was bedeutet, dass sie nicht ausreichend definiert ist.
Diese Lektion lernte ich vor vielen Jahren als Projektleiter bei einem Softwarelieferanten. Im Vertrag, ausgehandelt vom Vertrieb, stand: „Der Lieferant wird alle nötigen Schnittstellen umsetzen.“ Dieser Satz führte zu endlosen Diskussionen über den Projektumfang. Der Kunde brachte immer neue „nötige“ Schnittstellen ein, und als ich darauf hinwies, dass diese den Rahmen sprengten, wurde ich an die Formulierung „alle nötigen Schnittstellen“ erinnert. Ohne eine klare Liste war die Anforderung unbrauchbar.
Auch meine Stakeholder müssen manchmal unter meiner Abneigung gegen „alle“ „leiden“. Kürzlich arbeiteten wir an einer Sales-Promotion. Auf die Frage, für welche Produkte diese gelte, lautete die Antwort: „Für alle Produkte.“ Ich entgegnete: „‚Alle‘ schreibe ich nicht. Bitte liste mir jedes Produkt einzeln auf.“
Zunächst hielt man das für kleinlich, da die Liste fast 200 Produkte umfasste und das Aufzählen mühsam war. Doch ich halte an der Devise fest: Lieber jetzt etwas mühsam als später sehr mühsam. Die vollständige Auflistung brachte zwei Vorteile:
Zugegeben, es gibt Ausnahmen, in denen „alle“ durch den Kontext eindeutig ist – etwa „alle in der obigen Tabelle aufgeführten Produkte“. Doch in der überwiegenden Mehrheit der Fälle gilt meine Regel:
„Alle“ steht nicht in einer Anforderungsdokumentation.
Ich empfehle dir, diese Regel zu übernehmen.
Ausblick
Nächste Woche geht es weiter mit der zweiten Best Practice: der konsistenten Verwendung von Begriffen. Bleib dran!
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